|
06 – 09 апреля 2004 года с 10.00 до 18.00 т.(0.9.5.) 9 8 0 5 7 2 6; 1 8 1 3 4 8 9 ПРАКТИЧЕСКИЙ КУРС ПО РАБОТЕ ОФИСА 06 апреля: ПРАКТИКУМ ПО СОВРЕМЕННОМУ СЕКРЕТАРСКОМУ ДЕЛУ 07 апреля: СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ И ДЕЛОВАЯ КУЛЬТУРА 08 апреля: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОФИСА (офис – менеджмент) 09 апреля: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ Вы можете принять участие во всех семинарах курса или выбрать только интересующие Вас темы. Курс проходит в интенсивной интерактивной форме с разбором примеров из практики, выполнением практических заданий и деловых игр 06 апреля: ПРАКТИКУМ ПО СОВРЕМЕННОМУ СЕКРЕТАРСКОМУ ДЕЛУ Роль и место секретаря в работе организации. Современные квалификационные и международные требования к должности секретаря. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Должностная инструкция. Картотека текущих дел. Профессиональный имидж, стиль секретаря. Организация рабочего места и рабочего времени. Делопроизводство в работе секретаря. Порядок оформления документов, виды бланков, реквизиты. Подписание, согласование и утверждение документа, удостоверение печатью. Оформление решений руководства, работы коллегиальных органов. Оформление актов, справок, объяснительных записок. Ведение внутренней и внешней переписки. Регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции. Основы деловой коммуникации. Правила ведения деловой беседы. Умение слушать и задавать вопросы. Получение необходимой и уточнение непонятой информации. Объем и содержание информации: как их соотносить между собой и регулировать Завершение беседы, фиксация результатов. Ведение телефонного разговора в офисе. Если позвонили Вам: приветствие, предоставление информации, перераспределение звонков. Если звоните Вы: подготовка телефонного разговора, представление и приветствие. Завершение разговора, фиксирование и передача информации. Телефонный разговор в отсутствие руководителя. «Проблемные» абоненты. Прием посетителей. Регистрация, представление посетителей. Особенности приема, командированных, делегаций. «Проблемные» посетители. Общение с посетителями, если их в данный момент не могут принять. Подача чая, кофе. Организация переговоров. Подготовка зала, встреча партнеров, организация предварительной беседы. Участие секретаря: работа в приемной, протоколирование. Организация культурной программы. Выбор подарков. Взаимоотношения с руководителем. Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя. Организация рабочего времени руководителя. Защита от нежелательных посетителей и телефонных разговоров. Приоритетность выполнения поручений. Соблюдение конфиденциальности. Взаимоотношения в коллективе. Особенности должностной позиции секретаря. Соблюдение субординации, умение держать необходимую дистанцию. Доброжелательность. Поддержание благоприятного психологического климата, соблюдение традиций и правил поведения, принятых в организации. Возможные проблемы в общении с сослуживцами и пути их решения, предупреждение конфликтов. Преодоление стресса и усталости 07 апреля: СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ И ДЕЛОВАЯ КУЛЬТУРА Культура служебных отношений. Служебная субординация. Отношения между коллегами, начальник – подчиненный, мужчина – женщина. Визитная карточка. Искусство дарить и принимать подарки. Речевой этикет. Культура речи, язык и стиль деловой речи. Звучание голоса. Деловая беседа. Индивидуальный стиль, соответствующий имиджу компании. Приветствия и представления, рукопожатие, прощание. Обращения, способы, помогающие расположить к себе собеседника, правила постановки вопросов. Достижение согласия, завершение беседы Умение говорить и принимать комплименты. Телефонный этикет. Корпоративные стандарты телефонного разговора. Телефонная вежливость, «телефонная улыбка». Речевые клише в телефонном общении, фразы, которых необходимо избегать. Завершение нежелательного звонка. Правила приема в офисе. Место для приема, знакомство, регистрация. VIP – посетители - особенности приема. Форс – мажорные ситуации. Правила сервировки при подаче чая, кофе, прохладительных напитков. Этикет встреч и переговоров. Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы. Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения, рассадка за столом переговоров. Виды официальных приемов: банкет-чай, тайм-кофе, фуршет, шведский стол, приглашение на обед и ужин. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила сервировки, столовые приборы и бокалы. Правила рассадки. Культура еды и питья. Тосты. Внешность делового человека. Эффект мимики и улыбки. Психология рук. Элегантность поз и манер. Деловой гардероб. Аксессуары. Как одеваться при проведении переговоров, на совещаниях и официальных мероприятиях. Ошибки в оформлении внешности. Бесконфликтность. Культура поведения в конфликтных ситуациях, при проявлении агрессии. Снятие напряжения и стресса 08 апреля: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОФИСА (офис – менеджмент) АДМИНИСТРАТИВНО – ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Организация снабжения офиса. Анализ предложений и цен на товары, система скидок. Обеспечение хозяйственными и канцелярскими товарами, офисными принадлежностями, создание запаса товаров. Учет товарно – материальных ценностей. Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда. Полная материальная ответственность. Передача товарно – материальных ценностей от одного материально – ответственного лица другому. Инвентаризация хозяйства офиса. Обеспечение функционирования офиса/здания. Обеспечение работы системы кондиционирования, вентиляции, увлажнения и т.д. Санитарные нормы и правила безопасности. Организация ремонтных работ. Охрана помещений. Работа с курьерскими службами ОПЕРАТИВНЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ РУКОВОДСТВА И СОТРУДНИКОВ Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц. Оформление виз. Прием командированных. Оформление приглашений иностранным гражданам. Организация работы транспорта. Приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Техническое обслуживание. Страхование. Планирование поездок и работа собственного транспорта. Работа с такси. Организация питания и приемов. Питание сотрудников и гостей. Приемы на предприятии. Фуршеты, праздничные мероприятия. Оформление представительских расходов. Организация корпоративных мероприятий. Календарь корпоративных мероприятий. Затраты на организацию. Ответственность и полномочия организатора. Приглашенные и участники, оформление приглашений. Поздравление сотрудников и партнеров. Организация и проведение коллективного досуга 09 апреля: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ Нормативно – правовые документы, регламентирующие делопроизводство. Законодательные акты об обязательности документирования. Законодательно – нормативно – методические акты о порядке составления и оформления документов и организации работы с ними. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТ Р 6.30-2003. Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов. Требования к бланкам. Реквизиты, придающие документу юридическую силу. Подписание и утверждение, согласование документов. Резолюция руководителя. Документационное обслуживание деятельности фирмы. Входящая, исходящая и внутренняя документация. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов. Требования к текущему хранению документов: сроки хранения, проведение экспертизы ценности документов, архивное хранение. Текущее хранение документов. Виды и значение номенклатур дел. Требования к номенклатуре дел, порядок составления, оформления и работы. Формирование дел, оформление обложек, расположение документов в делах, ведение дел, хранение дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел. Экспертиза ценности документов. Порядок и этапы проведения. Экспертные комиссии. Сроки хранения, уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Архив фирмы. Правовая основа деятельности архива. Положение об архиве. Комплектование архива. Классификация, учет и организация использования документов, справочная работа по документам архива. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив. Подготовка дел к архивному хранению. Обработка документов временного срока хранения. Подготовка документов по личному составу, долговременного и постоянного срока хранения. Составление описей дел. Порядок сдачи дел в архив. Подготовка дел к передаче на государственное хранение
Место проведения: г. Москва, ул. Сельскохозяйственная, д 17/2, Учебно – тренинговая гостиница. Стоимость участия в любом одном дне курса 4000 рублей, двух днях – 7200 рублей, трех днях – 10400 рублей, в полном курсе - 13600 рублей (НДС не взимается). В стоимость входят материалы по темам семинаров, обеды, кофе – паузы. Для представителей региональных компаний бронируется гостиница. Участникам выдается Удостоверение установленного образца Для получения расширенных программ, дополнительной информации и по вопросам участия обращайтесь по телефонам: т.(0.9.5.) 9 8 0 5 7 2 6; 1 8 1 3 4 8 9 |